Maîtrisez les Rôles et Permissions pour optimiser la gestion de votre équipe

Configurez avec précision les autorisations utilisateur pour garantir un contrôle optimal de l’accès aux différentes fonctionnalités de votre CRM.

Étape 1 : Accéder aux autorisations utilisateur

Accédez à la section "Paramètres" puis cliquez sur "Mon équipe".
Cliquez sur l’icône de modification à côté de l’utilisateur dont vous souhaitez ajuster les autorisations.
Dans le menu de gauche, sélectionnez "Rôles et Permissions".

Étape 2 : Attribution du rôle et portée de visibilité des données

Définissez si l’utilisateur est un Administrateur (accès complet) ou un Utilisateur (accès limité aux modules et fonctionnalités selon les autorisations).
Sélectionnez "Tous les enregistrements" pour donner à l'utilisateur un accès complet. Si vous préférez restreindre leur visibilité, optez pour « Uniquement les données assignées », ce qui limitera leur accès aux éléments qui leur sont spécifiquement attribués.

La portée de visibilité des données dans votre CRM contrôle l'accès aux informations en fonction des rôles utilisateur (administrateur ou utilisateur) et du type de compte (agence ou sous-compte). Elle permet de restreindre l’accès aux modules et aux fonctionnalités spécifiques via des permissions granulaires, garantissant que chaque utilisateur voit uniquement les données pertinentes pour ses responsabilités. Les administrateurs peuvent ainsi limiter l’accès aux pipelines, aux contacts, et aux autres données sensibles, assurant confidentialité et sécurité au sein de l’agence.

Étape 3 : Attribution des autorisations granulaires

Les administrateurs d'agence peuvent attribuer des autorisations granulairement à leurs utilisateurs, en contrôlant l'accès à deux niveaux :

Module : en désactivant un module, vous limitez entièrement l'accès à ce dernier.
Granulaire : grâce à des cases à cocher, vous définissez des autorisations plus spécifiques pour chaque fonctionnalité.

Étape 4 : Personnalisation des accès aux fonctionnalités

Voici une explication des différentes permissions disponibles et comment chacune d’elles fonctionne pour personnaliser l’accès des utilisateurs :

Account Settings (Paramètres du compte) : Permet aux utilisateurs d'accéder et de modifier les paramètres généraux du compte comme les informations de facturation pour s'assurer que le compte est à jour, ajuster les détails de l'agence si l'adresse ou le numéro de téléphone change, ou modifier les paramètres de confidentialité pour limiter l'accès aux informations sensibles.
Account Tools (Outils du compte) : Donne accès aux outils globaux de gestion du compte, comme les options de configuration d’agence et les outils de migration de données, permettant une gestion administrative à plus large échelle.
Automation (Automatisation) : Permet aux utilisateurs de créer, modifier et gérer les automatisations, y compris les workflows, les déclencheurs, et les actions automatiques pour le suivi des leads, l'envoi d'emails, les notifications, et autres processus.
Blogs : Offre la possibilité de gérer les articles de blog, notamment la création, la modification et la publication de contenu pour renforcer la stratégie de contenu et le référencement.
Calendars (Calendriers) : Autorise l’accès aux calendriers pour planifier, consulter et gérer des rendez-vous, des événements et des réunions, et intégrer les calendriers avec d’autres outils.
Certificates (Certificats) : Permet de gérer les certificats, souvent utilisés dans le contexte des formations ou de la certification des membres, selon les besoins de l’agence.
Communities (Communautés) : Donne accès aux options de gestion de la communauté, comme les groupes, forums ou autres espaces interactifs pour créer un engagement avec les utilisateurs ou clients.
Contacts : Autorise l'accès aux informations de contact de l'ensemble des leads et clients, y compris la gestion des détails, le suivi des interactions, et les actions sur les fiches contact (ajout, modification, suppression).
Conversations : Permet aux utilisateurs de consulter et de participer aux conversations avec les contacts (emails, SMS, messages) pour le suivi des leads et la gestion des interactions client.
Dashboard (Tableau de bord) : Permet d'accéder aux tableaux de bord d’analyse, où les utilisateurs peuvent visualiser les indicateurs de performance et l’état général des campagnes et des opportunités.
Funnels (Entonnoirs) : Donne accès à la création et à la gestion des pages d’entonnoir de vente (funnels) pour attirer et convertir les prospects, y compris la création de pages et la gestion des étapes de conversion.
Integrations (Intégrations) : Permet de configurer et de gérer les intégrations avec des outils tiers, comme LinkedIn, Facebook, Instagram et Google Ads. Par exemple, l'intégration avec LinkedIn synchronise les contacts et facilite la gestion des conversations, tandis que celle avec Facebook permet d'importer automatiquement les leads générés par les publicités et de répondre via Messenger. L'intégration avec Google Ads suit les performances des campagnes et récupère les leads, centralisant ainsi les informations provenant de plusieurs plateformes pour une gestion optimisée des prospects..
Marketing : Autorise l'accès aux fonctionnalités de marketing, telles que la gestion des campagnes d'emailing, des SMS marketing, et des outils de publicité pour gérer l’acquisition et la fidélisation des clients.
Medias (Médias) : Offre la possibilité de gérer la bibliothèque de médias, où les utilisateurs peuvent stocker, organiser et utiliser des fichiers multimédias comme des images et des vidéos.
Memberships (Adhésions) : Permet de créer et gérer des offres d'adhésion (par exemple pour des formations en ligne) en incluant la configuration des accès, des contenus et des restrictions.
Opportunities (Opportunités) : Donne accès à la gestion des opportunités de vente, permettant aux utilisateurs de suivre le cycle de vie des leads et des clients, et de gérer les pipelines de vente.
Payments (Paiements) : Autorise l’accès aux outils de gestion des paiements pour traiter les transactions, voir l’historique de paiement, et gérer les options de facturation et de paiement.
Reputations (Réputation) : Permet la gestion de la réputation en ligne, y compris le suivi des avis clients et la gestion des réponses, afin d'améliorer la satisfaction et la visibilité de l’entreprise.
WordPress : Donne accès aux options de configuration et de gestion de l'intégration WordPress, facilitant la synchronisation de contenu entre le CRM et les sites WordPress.

Les permissions "View" et "Manage" ainsi que les actions de masse ("Bulk Actions") permettent de contrôler ce que chaque utilisateur peut faire au sein de la plateforme. Voici une explication simple :

View (Voir)

Accès en lecture seule : Cette permission permet à un utilisateur de voir des informations, mais pas de les modifier. Par exemple, un utilisateur peut consulter des contacts, des opportunités, ou des tableaux de bord, mais ne peut pas les mettre à jour, les supprimer, ni les déplacer dans un pipeline. C'est une permission adaptée aux utilisateurs qui ont besoin de suivre les informations sans les altérer.

Manage (Gérer)

Accès complet : Cette permission donne à l'utilisateur la capacité de modifier les informations qu'il voit. Par exemple, un utilisateur avec la permission "Manage" sur les contacts pourra non seulement voir les contacts, mais aussi ajouter de nouveaux contacts, les modifier, les supprimer, les assigner à d'autres utilisateurs, etc. Elle est attribuée aux personnes qui ont besoin de gérer activement les données.

View & Manage Bulk Actions (Actions de masse)

Les actions de masse font référence à des actions qui affectent plusieurs éléments à la fois, comme les contacts, les opportunités ou les tâches. Par exemple, un administrateur peut vouloir mettre à jour le statut de plusieurs contacts en une seule opération ou les assigner à différents utilisateurs.

View Bulk Actions : Cela signifie que l'utilisateur peut voir les éléments en masse (comme une liste de contacts ou d'opportunités), mais il ne peut pas effectuer de modifications massives sur ces éléments.
Manage Bulk Actions : Cela donne à l'utilisateur le droit d'effectuer des modifications de masse sur plusieurs éléments en même temps, par exemple :
- Ajouter des tags à plusieurs contacts.
- Modifier des informations dans des opportunités ou des tâches pour plusieurs éléments en même temps.
- Supprimer ou archiver plusieurs contacts à la fois.

Autorisations de copie : cette fonctionnalité permet aux administrateurs de dupliquer les autorisations d’un utilisateur vers un autre, simplifiant la gestion des permissions dans une équipe. Par exemple, lorsqu’un nouvel employé rejoint une équipe commerciale, l'administrateur peut rapidement copier les autorisations d'un membre existant vers ce nouveau membre. Cela garantit que ce nouveau membre aura immédiatement les mêmes accès et privilèges qu'un membre déjà existant, sans devoir configurer chaque permission manuellement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour assurer une cohérence des accès au sein des équipes et gagner du temps dans l’attribution des autorisations.

Conclusion

La gestion des permissions "View" et "Manage" est essentielle pour assurer une bonne organisation et un contrôle efficace des informations. Voici pourquoi c'est crucial :

Confidentialité des données : Chaque courtier ou membre de l’équipe peut avoir accès à différentes informations selon son rôle et ses responsabilités. Par exemple, un courtier peut avoir besoin d'accéder uniquement aux informations de ses propres leads ou clients, tandis qu'un administrateur ou un manager peut avoir accès à l'ensemble des données de l'agence. Cela garantit que la confidentialité des informations sensibles est respectée, évitant que des utilisateurs non autorisés ne puissent consulter ou modifier des informations privées ou critiques.
Responsabilité et contrôle : Avec des permissions de gestion granulaire, les agences peuvent s'assurer que chaque membre de l'équipe ne modifie que ce qu'il est autorisé à gérer. Cela réduit le risque d'erreurs ou de manipulations non autorisées, comme l'édition ou la suppression accidentelle de contacts ou d'opportunités. Les courtiers ne peuvent ainsi que gérer les informations qui leur sont assignées, assurant un suivi plus précis et une meilleure organisation.
Efficacité dans la collaboration : Dans une équipe de courtiers, certaines tâches nécessitent une gestion collaborative, mais chaque membre doit avoir une vue et un accès spécifiques. Par exemple, un administrateur peut avoir la capacité de gérer plusieurs contacts et opportunités, tandis qu’un courtier aura accès uniquement à ceux qui lui sont assignés. Cela permet à chaque membre de se concentrer sur ses propres tâches sans interférer avec celles des autres, tout en maintenant la cohérence des informations.
Actions de masse contrôlées : Les actions de masse permettent de gagner du temps, mais elles doivent être utilisées avec prudence. En attribuant des permissions de "Bulk Actions" seulement aux utilisateurs de confiance (par exemple les administrateurs), l'agence s'assure que des modifications en bloc, comme la mise à jour de multiples contacts ou l'attribution de nouveaux leads, ne seront pas effectuées à tort ou de manière inappropriée.

En résumé, ces permissions permettent de gérer la confidentialité, d'améliorer l'efficacité et d'assurer un meilleur contrôle sur les informations sensibles. Elles facilitent une gestion fluide et sécurisée des données tout en évitant des erreurs coûteuses et des risques liés à une mauvaise gestion des accès.