Guide étape par étape pour comprendre les causes des doublons et apprendre à les gérer efficacement dans votre Centiva CRM.Avoir des contacts dupliqués dans votre CRM peut poser des défis pour une gestion efficace des clients. Cet article vous expliq
Les contacts dupliqués dans votre CRM peuvent poser des défis importants, notamment en matière de gestion des informations et de suivi des interactions avec vos clients. Cet article vous expliquera pourquoi ces doublons peuvent se produire et vous guidera à travers un processus simple pour fusionner des contacts afin de maintenir votre base de données propre et efficace.
Pourquoi y a-t-il des contacts dupliqués dans votre CRM ?
Les contacts dupliqués peuvent survenir pour plusieurs raisons, surtout si vous travaillez en équipe. Voici quelques scénarios courants :
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Formulaires multiples : Si un client soumet des demandes via différents formulaires ou contacte plusieurs membres de l’équipe, il est possible que plusieurs enregistrements soient créés pour le même client. Par exemple, un client peut faire une demande à un courtier et ensuite en faire une autre à un autre courtier, entraînant la création de doublons.
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Assignation et accès aux données : Dans un système où les courtiers n'ont accès qu'aux données qui leur sont associées, il est important de conserver la duplication de contacts. Cela évite que des courtiers perdent l'accès aux informations précieuses sur leurs clients s'ils ne sont pas assignés à ces contacts.
Pour éviter que cela n'arrive, on a permis la duplication de contact.
Comment fusionner des contacts dupliqués ?
Il peut donc être nécessaire de fusionner les contacts en double. Voici une procédure étape par étape :
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Accédez à votre CRM : Ouvrez votre CRM et naviguez vers l'onglet des contacts. Recherchez le contact que vous souhaitez fusionner.
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Identifiez les doublons : Une fois que vous avez trouvé le contact, vérifiez s'il existe des contacts similaires dans votre base de données. Prenez note des différences (comme des erreurs dans le nom ou des informations de contact).
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Sélectionnez l'onglet de fusion : Dans la fiche du contact, recherchez l’onglet intitulé "Fusionner". Cliquez dessus pour commencer le processus de fusion.
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Choisissez le contact à fusionner : Le CRM vous permettra de sélectionner le contact que vous souhaitez fusionner avec celui que vous avez ouvert. Assurez-vous de sélectionner le bon contact.
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Examinez les Informations : Avant de finaliser la fusion, examinez les informations des deux contacts. Vous pourrez choisir les notes, les opportunités et d'autres données que vous souhaitez conserver. Cela vous permet de sélectionner les informations les plus pertinentes de chaque contact.
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Remplissez les champs nécessaires : Si votre CRM demande des informations supplémentaires, comme le compte de l'entreprise associée, assurez-vous de les remplir correctement.
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Confirmez la fusion : Une fois que vous avez sélectionné toutes les informations souhaitées, confirmez la fusion. Les données des deux contacts seront alors consolidées en un seul enregistrement.
Conclusion
La gestion des contacts dans un CRM est cruciale pour une bonne relation client. Bien que les doublons puissent survenir, il est essentiel de comprendre pourquoi ils se produisent et comment les gérer efficacement. En suivant ces étapes simples pour fusionner des contacts, vous pouvez assurer la cohérence et l'intégrité de votre base de données, permettant ainsi à votre équipe de mieux servir vos clients.