Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à synchroniser vos contacts iCloud avec votre CRM à l'aide de l'application API Nation afin de maintenir une base de données cohérente entre votre téléphone et votre CRM.
Nous nous concentrerons ici sur la synchronisation pour les utilisateurs d'Apple. Si vous êtes utilisateur Google, une vidéo complémentaire est disponible.
Étape 1 : Créer un compte sur API Nation
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir créé un compte sur API Nation.
- Rendez-vous sur le site d'API Nation et inscrivez-vous.
- Sélectionnez un forfait adapté à la taille de votre base de contacts. Les forfaits commencent à 19$ USD, mais si vous avez un grand volume de contacts, vous pourriez devoir choisir un forfait plus élevé pour le premier mois. Une fois la synchronisation initiale effectuée, vous pourrez ajuster votre abonnement en fonction de vos besoins.
Étape 2 : Connecter votre CRM via Lead Connector
- Téléchargez l'application Lead Connector depuis l'App Store.
- Ouvrez l'application et connectez-vous à votre CRM.
- Dans l'application, allez dans l'onglet Connexions, puis cliquez sur Ajouter un compte.
- Sélectionnez le compte de votre équipe pour établir une connexion active entre votre CRM et Appination.
Étape 3 : Intégrer iCloud Contacts
Avant d’aller plus loin, assurez-vous d’avoir un ID d'application unique pour iCloud. Si vous ne l’avez pas encore fait, consultez le tutoriel précédent sur la création de cet identifiant.
Vous avez deux options de synchronisation :
- iCloud vers CRM : Cela transfère tous vos contacts iCloud vers votre CRM, y compris vos contacts personnels.
- CRM vers iCloud (recommandé) : Cela synchronise uniquement les contacts professionnels de votre CRM vers iCloud, ce qui permet de mieux gérer les informations sensibles et d’éviter les doublons.
Nous vous recommandons d’utiliser la synchronisation du CRM vers iCloud pour éviter d’importer des contacts personnels dans votre base CRM professionnelle.
Étape 4 : Paramétrer la synchronisation CRM vers iCloud
- Connecter Apple ID : Utilisez l’identifiant d'application créé à l’étape précédente pour connecter votre iCloud à l'application.
- Choisir les contacts à synchroniser : Si vous faites partie d'une équipe, soyez attentif à la gestion des contacts partagés. Assurez-vous que vous ne synchronisez pas tous les contacts de votre équipe dans votre iCloud personnel à moins que cela soit nécessaire.
- Éviter la duplication : Lorsque vous synchronisez, il est important de définir si vous souhaitez écraser les informations existantes dans iCloud. Par exemple, si un contact a changé de numéro de téléphone et que la mise à jour est dans votre CRM, vous devez choisir de le mettre à jour dans iCloud.
Étape 5 : Gestion des doublons et des informations supplémentaires
Vous pouvez personnaliser la manière dont les informations sont synchronisées. Si vous avez plusieurs numéros de téléphone pour un contact, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires pour ne pas écraser l'ancien numéro.
- Dans la section Correspondance des champs, mappez les informations clés comme le prénom, le nom, l'adresse e-mail, et les numéros de téléphone.
- Ajoutez des numéros supplémentaires si nécessaire, par exemple, un numéro de travail en plus du mobile.
- Configurez d’autres champs tels que l'adresse et les notes du contact pour obtenir une fiche détaillée.
Étape 6 : Activer la synchronisation
Une fois les paramètres configurés, activez la synchronisation.
- Si vous souhaitez lancer la synchronisation immédiatement, cliquez sur Sync Now.
- Vérifiez le statut de la synchronisation dans l'application pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Si aucun changement n’est visible, cela signifie qu’aucune nouvelle donnée n’a été synchronisée, mais une fois que de nouveaux contacts sont ajoutés au CRM, ils seront automatiquement envoyés vers iCloud.
Étape 7 : Suivi des contacts synchronisés
Vous avez maintenant une synchronisation active entre vos contacts CRM et iCloud. Si vous travaillez en équipe, n’oubliez pas de vérifier les paramètres de confidentialité pour éviter de synchroniser des contacts non pertinents ou personnels.
Si vous travaillez en équipe, il peut être avantageux de partager certains contacts, par exemple, si vous travaillez sur des projets communs ou si vous avez besoin d'accéder rapidement aux informations des clients de vos coéquipiers.
Conclusion
En suivant ces étapes, vous assurez une gestion fluide et organisée de vos contacts, tout en protégeant vos informations personnelles et en maintenant une base de données CRM à jour et cohérente.