Retrouvez notre guide pratique pour optimiser votre gestion du temps et créer des calendriers de rendez-vous efficaces.
Étape 1 : Accéder à la section Calendrier
Une fois connecté à l’application Centiva CRM, vous serez dirigé vers le tableau de bord. Dans le menu de gauche, accédez à la page des calendriers en cliquant sur "Calendriers".
Étape 2 : Configuration du Calendrier
Sur la page des calendriers, en haut à gauche, cliquez sur l’onglet “Paramètres du calendrier”;
Puis sur le bouton "Créer un calendrier" pour créer un nouveau calendrier.
Sélectionnez le type de calendrier souhaité :
- Calendrier de Service
- Description : vous permet de gérer vos rendez-vous et services de manière organisée. Cela inclut la planification des visites de propriétés, des réunions avec vos clients, des consultations, etc.
- Scénarios : vous permet de structurer votre emploi du temps en définissant des créneaux spécifiques pour chaque type de service offert.
- Avantages : Offre une expérience client optimisée en permettant une planification facile et transparente des rendez-vous.
- Réservation non attribuée
- Description : Permet aux clients de réserver un rendez-vous avec le premier courtier immobilier disponible dans l'agence.
- Scénarios : Utile pour des événements imprévus où un client a besoin de rencontrer un courtier sans préférence spécifique.
- Avantages : Optimise votre disponibilité en assurant que les clients sont servis rapidement sans attendre pour une disponibilité spécifique.
- Réservation en rotation
- Description : Tourne les rendez-vous entre courtiers disponibles pour équilibrer la charge de travail et maximiser votre efficacité.
- Scénarios : Idéal pour les périodes de pointe où plusieurs visites de propriétés sont planifiées simultanément.
- Avantages : Assure une répartition équitable des tâches et une gestion efficace des rendez-vous entre les membres de l'équipe.
- Réservation de classe
- Description : Permet à un client de réserver une réunion ou une consultation spécifique avec un courtier immobilier particulier.
- Scénarios : Utile pour des clients qui ont une relation établie avec un courtier immobilier spécifique ou qui ont des besoins spécifiques nécessitant une expertise particulière.
- Avantages : Facilite la prise de rendez-vous directe avec un courtier immobilier préféré, renforçant ainsi la relation client et courtier.
- Réservation collective
-
- Description : Permet à plusieurs clients de réserver des créneaux horaires simultanément avec plusieurs courtiers immobiliers.
- Scénarios : Idéal pour les réunions de vente, le support technique simultané pour plusieurs clients, ou les sessions de consultation en groupe.
- Avantages : Optimise l'efficacité en permettant à plusieurs clients d'être pris en charge en même temps, réduisant ainsi les délais d'attente et augmentant la productivité globale de l'équipe.
Étape 3 : Remplir les détails du Calendrier :
Une fois le calendrier sélectionné, remplissez les détails du calendrier (cas avec un Calendrier de Service) :
- Détails du Calendrier
- Logo du Calendrier
- Nom du Calendrier : Définissez clairement le type de service que vous offrez. Par exemple : "Consultation en immobilier", "Visite de propriétés", "Évaluation de biens", etc.
- Description : Ajoutez une description détaillée du service pour informer les clients de ce à quoi ils peuvent s'attendre lors de la réservation de ce service particulier.
- Groupe : Cette fonctionnalité permet d'ajouter des catégories pour organiser vos différents services. Cela aide à structurer et à classifier vos services pour une meilleure organisation.
- Membres de l'équipe : Indiquez les membres de votre équipe ou les professionnels assignés à ce service spécifique.
- Couleurs : Personnalisez la couleur associée à ce service pour une identification visuelle facile dans votre calendrier.
- Disponibilité
- Horaires de disponibilité : Définissez les jours et heures pendant lesquels ce service est disponible. Vous pouvez définir des horaires récurrents hebdomadaires ou des horaires spécifiques pour chaque jour.
- Intervalle entre les rendez-vous : Configurez la durée minimale nécessaire entre deux rendez-vous pour permettre la préparation ou la transition entre les clients.
- Durée : Spécifiez la durée approximative du service. Par exemple, une consultation pourrait durer 30 minutes, tandis qu'une visite de propriété pourrait prendre 1 heure.
- Formulaires et paiement
- Cette option ne vous sera pas nécessaire dans le cadre de votre pratique.
- Notifications et options supplémentaires
- Notifications : Configurez les notifications automatiques pour informer les clients de leurs rendez-vous à venir, ainsi que pour envoyer des rappels avant la date du rendez-vous.
- Options supplémentaires : Ajoutez des fonctionnalités comme la possibilité pour les clients de modifier ou d'annuler leurs rendez-vous en ligne, selon vos politiques de réservation.
- Personnalisation
- Branding : Personnalisez le calendrier avec les couleurs de votre marque pour offrir une expérience cohérente à vos clients.
- Messages personnalisés : Ajoutez des messages personnalisés pour accueillir les clients ou fournir des instructions spécifiques avant leur rendez-vous.
- Salles et Équipements
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- Attribution de salle : Si vous avez des salles spécifiques ou des emplacements pour vos services, attribuez-les à chaque type de rendez-vous.
- Équipements nécessaires : Précisez les équipements ou les ressources spécifiques nécessaires pour chaque service (par exemple, une tablette pour la signature électronique lors de la consultation).
Étape 4 : Sauvegarder le Calendrier
Une fois tous les détails saisis, cliquez sur le bouton “Enregistrer”.
Étape 5 : Vérifier et gérer les rendez-vous
- Vérification des informations : Après avoir enregistré le calendrier, assurez-vous de vérifier qu'il apparaît correctement dans la liste de vos calendriers.
Étape 6 : Gestion des Rendez-vous
- Recevoir et confirmer les rendez-vous : Consultez régulièrement votre calendrier pour voir les rendez-vous programmés. Confirmez les rendez-vous et communiquez avec les clients si nécessaire.
- Utilisation des notifications : Configurez des notifications pour être averti des nouveaux rendez-vous, des annulations, etc.
En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir mettre en place et gérer efficacement des calendriers de prise de rendez-vous dans Centiva CRM. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez rationaliser vos processus de planification et offrir une expérience client plus fluide et personnalisée, répondant ainsi aux besoins variés de vos clients tout en optimisant la gestion de votre emploi du temps et de vos ressources.