Comment configurer la synchronisation des contacts d’équipe dans votre CRM Centiva ?

Ce tutoriel explique comment configurer une synchronisation de contacts dans votre Centiva CRM en utilisant des filtres spécifiques pour les équipes.

Étape 1 : Créer l’automatisation dans le CRM

1. Accéder à l’onglet Automatisation :

   • Ouvrez votre CRM et allez dans la section Automatisation.
   • Créez un nouveau flux de travail à partir de zéro.
   • Nommez-le par exemple Synchronisation des contacts avec filtres.

2. Ajouter le premier déclencheur : Modification de propriétaire :

   • Ajoutez un déclencheur en sélectionnant Changement de propriétaire.
   • Allez dans Contact Change, puis ajoutez un filtre qui vérifie si le propriétaire d’un contact a changé (Assigné à un utilisateur).
   • Dès que le contact change de propriétaire, l’automatisation se déclenche.

3. Ajouter un deuxième déclencheur - Tag contact cellulaire :

   • Ajoutez un second déclencheur basé sur l’ajout d’un tag.
   • Sélectionnez Usage Tag, puis définissez le tag Contact Cellulaire (ou un autre nom pertinent pour votre synchronisation).
   • Ce déclencheur se déclenche lorsque le tag est ajouté au contact.

Étape 2 : Créer une condition pour chaque membre de l'équipe

1. Ajouter une condition IF pour l’utilisateur :

   • Allez dans Actions, puis sélectionnez IF pour ajouter une condition.
   • Cette condition va permettre de définir des actions selon l’utilisateur à qui est assigné le contact.

2. Créer une branche par utilisateur :

   • Nommez chaque branche avec le nom des utilisateurs.
   • Pour chaque branche, définissez une action qui vérifie si l’utilisateur assigné au contact correspond à la branche.

3. Ajouter des tags personnalisés pour chaque utilisateur :

   • Pour chaque branche, ajoutez une action qui ajoute un tag personnalisé.
   • Ensuite, retirez le tag initial Contact Cellulaire afin de maintenir une gestion propre des contacts et éviter les doublons de tags.

4. Dupliquer les actions :

   • Pour gagner du temps, vous pouvez copier les actions créées dans la première branche et les appliquer aux autres utilisateurs en modifiant simplement les noms.

Étape 3 : Vérifier l’automatisation

1. Publier et sauvegarder l’automatisation :

   • Une fois les conditions et actions définies pour tous les utilisateurs, publiez l’automatisation.
   • Assurez-vous de sauvegarder tous les paramètres et vérifiez que le workflow est actif.

2. Ajouter un tag aux contacts existants :

   • Allez dans la section Contacts de votre CRM.
   • Sélectionnez tous les contacts que vous souhaitez synchroniser et ajoutez manuellement le tag Contact Cellulaire pour déclencher l’automatisation.

3. Suivre l’exécution dans les logs :

   • Vous pouvez vérifier que l’automatisation fonctionne correctement en consultant les logs d’exécution du workflow.
   • Chaque contact ayant un changement de propriétaire ou un tag ajouté devrait apparaître dans les journaux d'exécution.

Étape 4 : Créer le filtre dans API Nation

1. Se connecter à API Nation :

   • Une fois les tags appliqués dans le CRM, connectez-vous à votre compte API Nation pour configurer les filtres.

2. Ajouter un filtre basé sur le tag :

   • Allez dans la section Filtres et créez un nouveau filtre.
   • Sélectionnez le tag Contact Cellulaire (ou un autre tag pertinent) pour filtrer les contacts synchronisés.

3. Synchronisation avec iCloud/Google :

   • Si vous synchronisez les contacts avec des comptes iCloud ou Google, créez un identifiant unique pour chaque utilisateur.
   • Répétez l’opération de filtrage pour chaque membre de l’équipe en utilisant leurs comptes personnels.

Étape 5 : Vérification finale et ajustements

1. Dupliquer le workflow pour d'autres membres :

   • Vous pouvez dupliquer le workflow créé pour chaque membre de l’équipe, en modifiant simplement les tags et les comptes assignés.

2. Vérifier la synchronisation dans les logs :

   • Assurez-vous que tous les contacts sont bien synchronisés en consultant les journaux de synchronisation dans Appination et votre CRM.

Conclusion

Ce processus vous permet de synchroniser efficacement les contacts des membres d’une équipe en utilisant des filtres et des tags personnalisés. La synchronisation des contacts dans Appination devient alors automatisée, tout en respectant les affectations de chaque utilisateur.