L'automatisation des rappels permet de recevoir un courriel automatique pour ne plus oublier les dates importantes.
- La date de l’acte de vente chez le notaire
- L’expiration d’un contrat de courtage
- L’envoi d’une promesse d’achat
- Toute autre date clé du processus de vente ou d’achat
Le courriel contiendra toutes les informations essentielles sur l'opportunité et offrira la possibilité d’ajouter l’événement directement à Google Agenda.
⚙️ Étapes pour activer l’automatisation
1️⃣ Créer l’automatisation
- Aller dans la section Automatisations
- Créer un dossier d’automatisation personnalisé (si ce n’est pas déjà fait)
- Cliquer sur "Create Workflow" → "Start from scratch"
2️⃣ Ajouter un déclencheur (trigger)
- Cliquer sur "Add new trigger"
- Rechercher et sélectionner "Opportunity Change"
- Définir le pipeline concerné (ex. : processus inscription)
3️⃣ Ajouter une condition
- Vérifier que la date de l’acte de vente est renseignée
- Cliquer sur "+" → choisir "If/Else Condition"
- Sélectionner "Opportunity" → "Date de l’acte de vente"
- Condition : "Is not empty"
4️⃣ Définir le moment de l’envoi
- Ajouter une action "Wait" pour envoyer le rappel 7h avant l’événement
- Cliquer sur "+" → choisir "Wait"
- Sélectionner "Event appointment time" → "Before" → entrer 7h
5️⃣ Créer la notification
- Choisir le type de rappel : courriel, SMS ou notification interne
- Définir :
- Expéditeur : le User CRM
- Destinataire : l'utilisateur responsable de l’opportunité ou une adresse courriel spécifique
- Objet et contenu : inclure les valeurs personnalisées comme le nom du client, l’adresse du notaire, etc.
6️⃣ Ajouter les liens utiles
- Lien vers l'opportunité : https://crm.centiva.ca/location//contacts/detail/
- Lien pour l'ajout au Google Agenda : https://www.google.com/calendar/render?action=TEMPLATE&text=⏰%20Rappel:Date%20de%20l'acte%20de%20vente%20(Notaire)%20de%20{{contact.name}}&dates={{contact.date_de_lacte_de_vente_notaire}}&details={{contact.phone}}%20{{contact.name}}%20{{contact.email}}&location={{ opportunity.notary_address}}
7️⃣ Publier l’automatisation
- Vérifier la configuration
- Activer l’automatisation pour qu’elle s’applique aux nouvelles opportunités